📖 Dokumentation — CRM-Tool Tourenplanung

Diese Anwendung ist ein privates Außendienst-CRM. Sie hilft dir, deine Kunden zu verwalten, Touren effizient zu planen, Besuchsberichte zu schreiben und Aktionen / Bestellungen zu organisieren. Jeder Nutzer arbeitet in seinem eigenen Konto — Daten anderer Nutzer sind nicht sichtbar.

🚀 Erste Schritte

1. Konto anlegen: Auf der Login-Seite „Neu anmelden" klicken, Profil und Startadresse eintragen. Die E-Mail-Bestätigung kommt von webmaster@…strato-hosting.eu — dort den Link klicken.
2. Profil pflegen (👤 oben rechts): Bundesland für Feiertage, Start-/Endadresse für die Tour, optional iCal-Kalender abonnieren (Urlaubstage werden automatisch in der Tour blockiert).
3. Excel-Listen hochladen: Beim ersten Login wirst du durch den Upload geführt — Umsatzliste, ggf. Werkstattausrüstung, Vorjahres-Umsatz. Aus diesen Daten baut die App alle Auswertungen.

📑 Die Reiter im Überblick

👥 Kunden

Zentrale Kundentabelle mit APM-Klasse, Umsatzvergleich Vorjahr, fälligen Besuchen, Kategorie A–E. Klick auf eine Zeile → Detail-Modal mit Besuchserfassung. Unter-Tabs:

• Kundenliste — alle aktiven Kunden, sortier-/filterbar.
• Transportkosten (TKA) — Übersicht der TKA-Vereinbarungen pro Kunde.
• 📝 Berichte — Tagesberichte mit Visits. Wenn du im Besuch einen „Besuchsbericht" einträgst, erscheint er automatisch unter dem heutigen Datum im Berichte-Tab.
• 📌 Wichtig & Erledigen — To-Dos pro Kunde. Pro Aufgabe kannst du einen Grund eintragen („Warte auf Antwort von …") und über den 📨-Button eine E-Mail an einen vorher hinterlegten Ansprechpartner schreiben. Bleibt eine Antwort >4 Werktage aus, blinkt das Feld rot.

🎯 Aktionen

AAG-Deals, Werkstatt-Aktionen, Großhandel — als PDF hochladen, die App liest Artikel + Preise automatisch aus.

• Im Besuch beim Kunden: Aktionen können angeboten und verkauft markiert werden. Die Markierungen werden sofort gespeichert.
• Bestellungen aus mehreren Aktionen sammeln sich im Kunden-Warenkorb (oben im Aktionen-Bereich) — am Ende ein Klick auf „✉️ Bestellung senden" öffnet eine Sammelmail an den Innendienst.
• Abverkauf-Bestände werden atomar abgebucht — verhindert Doppelverkäufe.
• Reiter 📦 Bestellungen: alle abgeschickten Bestellungen gruppiert nach Aktion → Tag, mit €-Summen pro Tag und Aktion, Excel-Export.

🗺 Tourenplaner

Automatische Mehrwochenplanung: wer ist fällig, welche Strecke ist effizient, wie viele Kunden passen pro Tag.

• Startdatum + Depot + max. Kunden pro Tag wählen, „Tour planen" klicken.
• Die App berücksichtigt Urlaubstage aus deinem iCal, gesetzliche Feiertage deines Bundeslands und Wunschtage einzelner Kunden.
• Routenoptimierung pro Tag (kürzeste Strecke), Karten-Vorschau, iCal-Export, PDF-Export der Tagesübersicht.
• Sub-Tab 🗺 Karte: alle Kunden geocodiert, farbig nach Kategorie, rot wenn überfällig.

🏆 Gewinner & Verlierer

Vergleich aktuelles Jahr vs. Vorjahr (gleicher Zeitraum). Drei Segmente: Gesamt / IAM / OT. Neukunden mit Umsatz erscheinen ganz oben bei den Gewinnern.

⚠️ Inaktiv

Kunden, die in der Umsatzliste fehlen — automatisch erkannt. Pro Kunde manuell entscheiden: „Insolvenz / Geschäftsaufgabe" markieren (verschwindet aus der Tour) oder „endgültig löschen" (DSGVO-konform inkl. aller Daten).

📄 Abladevereinbarungen

PDF-Generator: Kundendaten + Foto vom Abladeort + Unterschrift Kunde + optional Schlüsselübergabe. Im Vorschau-Fenster: „💾 PDF sichern / teilen" (auf Mobilgeräten in OneDrive sichern) und „✉️ E-Mail schreiben" (öffnet deinen Mail-Client mit den Standard-Empfängern aus dem Profil).

🆕 Neukundendaten erfassen

Strukturiertes Formular für Neukunden — Stammdaten, Bank, Werkstatt, Gewerbeschein-Foto. Beim „übernehmen" hast du mehrere Optionen:

• 💾 In App speichern — persistiert im Archiv (Reiter „📋 Archiv").
• ✉ Per E-Mail-App versenden — öffnet deine Mail-App mit den Daten als Text-E-Mail.
• 📄 Stammdaten (XLSX) + Gewerbeanmeldung (PDF) — erzeugt zwei bzw. drei Dateien (inkl. evtl. vorher erstellter Abladevereinbarung) und teilt sie über das System-Share-Sheet (in OneDrive sichern).
• 📦 Als ZIP — ZIP mit Ordnerstruktur Neukunden_<Jahr>/<Firma>/ für Drag&Drop nach OneDrive.

🔍 Akquise

Sucht über OpenStreetMap potenzielle Neukunden in deiner Region. Treffer werden mit Kontaktdaten aus der Website angereichert. Sub-Tabs „📋 Vorschläge", „✅ Geprüft" und „🚫 Abgelehnt".

🔐 Testzugänge & Abos

Verwaltet Demo-Zugänge zu AAG.online und Partsfinder. Sub-Ordner:

• 📨 Testzugang angefordert — vom Kunden angeforderte, noch nicht eingerichtete Demos.
• 📂 Testzugang aktiv — laufende Demos (blinkt rot ≤3 Tage vor Ablauf).
• 🗄 Testzugang abgelaufen
• ✅ Abos — Kunden mit aktivem Abonnement.

📐 Das APM-Schema (Alliance Automotive)

Jeder Kunde bekommt einen zweistelligen APM-Code:

• 1. Buchstabe (Umsatzklasse): A ≥75k · B ≥25k · C ≥5k · D ≥1k €/Jahr
• 2. Buchstabe (Potenzialklasse): W ≥75k · X ≥40k · Y ≥10k · Z <10k € zusätzliches Jahres-Potenzial

Potenzialberechnung: Produktive Mitarbeiter × 50.000 € × Werkstatt-Typ-Faktor + Handel-MA × 200.000 €
FTE = Vollzeit 1,0 + Teilzeit 0,5 + Azubi nach Lehrjahr (LJ 1+2 = 0 · LJ 3 = 0,5 · LJ 4 = 1,0)
Zusätzliches Potenzial = Potenzial − Hochrechnung aktueller Jahresumsatz

Daraus ergibt sich der Besuchsrhythmus (z.B. AW/AX 2 Wochen · BY 3 Wochen · CZ 8 Wochen · DZ 12 Wochen).
Pflicht-Jahresgespräche: alle A-Kunden + alle W/X-Potenzialkunden.

📬 E-Mail-Versand

Aus der App heraus gehen Mails über das System-Strato-Konto ausschließlich für:

• Neuanmeldung (Bestätigung)
• Passwort zurücksetzen
• Konto löschen (Bestätigungs-Link)
• Verbesserungen vorschlagen (Feedback)

Alle anderen E-Mails (Aktions-Bestellungen, Abladevereinbarungen, Testzugang-Anfragen, Mails an Ansprechpartner) öffnen deinen eigenen Mail-Client als Entwurf und werden von deiner persönlichen Adresse verschickt.

💾 Wo liegen meine Daten?

• Auf einem privaten Server in Deutschland (Hosting bei Strato).
• Pro Nutzer eigener Ordner — andere Nutzer kommen nicht an deine Daten.
• Passwörter werden ausschließlich gehasht gespeichert (PBKDF2).
• Portal-Zugangsdaten (AAG/Partsfinder) sind at-rest verschlüsselt (Fernet/AES-128).
• Über „👤 Mein Profil → ⬇ Meine Daten exportieren" bekommst du jederzeit ein ZIP mit allen Daten deines Kontos (DSGVO Art. 15 + 20).
• „🗑 Konto löschen" entfernt nach Bestätigung alles unwiderruflich (DSGVO Art. 17).

🆘 Hilfe & Support

Verbesserungsvorschläge, Bugs, Wünsche: über „👤 Mein Profil → 💡 Verbesserung vorschlagen". Die Nachricht geht direkt an den Entwickler.

Stand: 2026-05-16 · Diese Dokumentation wächst mit der App mit. Funktionen, die später dazukommen, werden hier ergänzt.